Sello de recibido en planos: por qué y cómo

Selle cada juego de planos el día que llega, antes de que alguien lo use. El sello de Recibido deja constancia de qué llegó, cuándo, en qué revisión y de quién. Todos los sellos que vienen después (Revisado, Aprobado, Para construcción) se apoyan en ese primero.

Sellar al recibir es guardar la partida antes de entrar al jefe. Si algo sale mal más adelante, usted vuelve a un punto conocido, no a lo que cada uno recuerda.

Soy Gus Mejía, gerente de proyectos de construcción en Plano Base Arquitectos. En nuestras obras sellamos todo lo que llega, y lo hacemos con Stamppa.

Qué deja registrado un sello

El problema no es que el juego llegue. Es lo que pasa con él la semana siguiente. Llega por correo, por una carpeta compartida o en una memoria USB, y a los ocho días hay copias en tres portátiles, en la impresora de la obra y en el celular de un contratista. El correo que lo trajo quedó enterrado. A veces el nombre del archivo ni siquiera dice qué revisión es.

El sello fija los datos en la hoja, donde nadie los pierde:

• Qué llegó: el número de plano y la revisión.
• Cuándo llegó: la fecha en que usted lo recibió.
• De quién y con qué: quién lo envió y el número de la remisión.
• Quién lo registró: la persona que lo recibió.

Eso es control documental en su forma más simple. El listado maestro de planos y las remisiones cuentan la historia en una lista. El sello la cuenta en la hoja, porque el maestro de obra trabaja con el plano impreso en la mano, no con el listado. Así sabe de dónde salió.

Los sellos que vienen después

«Recibido» es apenas el primer estado. En la mayoría de los proyectos un documento pasa por varios, y cada uno merece su sello:

• Recibido: llegó. No dice nada de su contenido.
• Revisado: alguien lo miró. En un documento para aprobación, aquí suelen empezar las observaciones.
• Aprobado: aceptado tal como llegó.
• Aprobado con observaciones: aceptado, con los comentarios marcados en el plano.
• Devuelto para corrección: no se acepta; hay que enviar una nueva revisión.
• Para construcción: este es el plano con el que se construye.

Las palabras exactas y lo que significa cada estado cambian según la empresa y el contrato. Esto es una recomendación, no una norma: pónganse de acuerdo al arrancar la obra (con el diseñador, el contratista y la interventoría o supervisión) y usen las mismas palabras en todos los sellos. Así el residente no tiene que adivinar qué quiso decir «Revisado» esta vez.

Qué pasa cuando no sella

Planos reemplazados en la obra

Es lo que más veo. Llega la revisión C, pero la B sigue pegada en la pared de la caseta y en la carpeta del maestro de obra. Sin sello, las dos se ven igual de oficiales. Construir con la B es apuntarle a un blanco que ya movieron: el tiro sale limpio y pega donde ya no era. Con un sello que lleva la fecha y la revisión, el plano viejo se reconoce y se retira fácil.

A mí me pasó: un plano ya reemplazado llegó a la obra. Lo detectamos a tiempo, antes de construir. Pero ese día quedó claro que la única defensa es saber, sin ninguna duda, cuál es la revisión vigente.

Discusiones sobre qué se entregó y cuándo

Meses después alguien dice «ese detalle nunca nos llegó» o «esa revisión la mandamos en marzo». Sin un registro, es su memoria contra la del otro. Un sello con fecha en el plano, junto con la remisión y el correo, resuelve la mayoría de esas conversaciones en un minuto.

A mí me tocó una de esas discusiones. La resolvió el sello, porque la fecha de recibido estaba en cada hoja. Ahí se acabó la discusión.

Sin constancia de la fecha de recibido

Muchos contratos de obra tienen plazos que corren desde el día en que usted recibe algo: un plano, una instrucción, la respuesta a una consulta. Si no puede mostrar cuándo llegó un documento, le puede costar mostrar que actuó a tiempo.

Ojo: no soy abogado y esto no es asesoría legal. Si un sello sirve como prueba, y qué fechas importan, depende de su contrato y del país donde trabaja. Lea el contrato y consulte a su asesor legal. Mientras tanto, guarde el registro. Selle el día que llega.

Qué debe tener un buen sello de recibido

Corto, para que quepa en una esquina del plano, pero completo:

Póngalo siempre en el mismo lugar, fuera del dibujo, normalmente cerca del rótulo. Un sello que tapa una cota causa justo el problema que debía evitar.

Sellar un juego completo de una vez

Sellar un plano a mano es fácil. Sellar 140 planos la tarde en que llega un juego revisado es otra cosa, y ahí es donde la gente se lo salta. Lo entiendo. Por eso hice el sellado por lotes, la herramienta con la que empezó Stamppa: un sello en una carpeta completa de PDF, en un solo paso.

Ya sé lo que está pensando: es un paso más en una tarde que ya viene llena. Pero el sello toma un minuto, y la discusión que evita puede tomar semanas. Su yo de dentro de tres meses, el que va a tener esa discusión con el contratista, se lo va a agradecer.

Esto es lo que lo vuelve útil para el sello de recibido:

• Campos dinámicos. Usted escribe el sello una vez y Stamppa llena los datos de cada plano. {sheet} y {rev} se leen del rótulo de cada plano (o del nombre del archivo si no los encuentra), {date} es la fecha del sello, {user} es su nombre y {seq} es un consecutivo. Es decir, RECIBIDO {date} · {sheet} Rev {rev} · {user} queda como RECIBIDO 2026-10-22 · A-101 Rev B · G. Mejía en el plano A-101, y con sus propios datos en cada uno de los demás.
• Plantillas. Guarde sus sellos de Recibido, Aprobado y Para construcción como plantillas, y todo el equipo sella igual. Las plantillas también son archivos (.stamppastamp): puede diseñar una en la demo del navegador de stamppa.com y abrirla en la app.
• Una revisión antes de cada sellado. Stamppa busca espacio libre en cada plano y aparta el sello del dibujo. Si un plano no tiene espacio, le avisa antes de sellar nada.
• Un registro del sellado. Active CSV de transmisión por sellado y Stamppa escribe un CSV con cada archivo sellado, omitido o archivado. Guárdelo junto a la remisión que llegó.
• Archivo de reemplazados. Con Archivar versión anterior activado, cuando un archivo recién sellado reemplaza a otro con el mismo nombre, el viejo pasa a una carpeta Superseded a su lado en lugar de sobrescribirse.
• Deshacer. ¿Selló la carpeta equivocada? Deshacer el último sellado… deja todos los archivos como estaban.

La plantilla Recibido completa, con el juego en Orígenes y el sello en su lugar en la vista previa.

Para un solo plano no necesita el sellado por lotes. Abra el PDF y use la herramienta de sello del editor, con los mismos sellos que diseñó en Stamp Studio.

Cómo sellar en Stamppa un juego que acaba de llegar

1. Ponga el juego que llegó en su propia carpeta, con el número de la remisión en el nombre (por ejemplo Emisión 03 - R-0147).
2. Abra Herramientas ▸ Sellado por lotes (Ctrl+Shift+B). Si abrió los planos como juego de planos, Sellar el juego por lotes… lo abre con los archivos ya agregados.
3. En Diseño, elija su plantilla de Recibido, o escriba la etiqueta RECIBIDO y agregue los campos, por ejemplo {sheet} Rev {rev} · {user}. Revise que la fecha sea la del día en que llegó el juego. Escriba el proyecto y el número de remisión en el comentario, uno por línea.
4. En Orígenes, agregue la carpeta (o suéltela sobre la pestaña).
5. Arrastre el sello en la vista previa hasta su lugar, fuera del rótulo y del dibujo.
6. En Originales e historial, active CSV de transmisión por sellado, y también Archivar versión anterior si este juego reemplaza a uno anterior.
7. Haga clic en Sellar archivos. Si la revisión le muestra planos sin espacio libre, léala y después selle.
8. Guarde el diseño como plantilla (Guardar como plantilla…), para que el juego de la próxima semana le tome un minuto.

Originales e historial: el CSV de transmisión y el archivo de la versión anterior están activados.

Los clics exactos y todos los campos están en Inicio rápido: sellar un juego de planos por lotes.

Un hábito, en cada juego

En Plano Base sello yo cada entrega apenas llega, y sellamos todo lo que recibimos, sin excepciones. La primera vez toma un rato armar la plantilla. Después, con Sellado por lotes, es parte de la rutina y no una tarea aparte.

El recibido no es el último sello. Cuando responda, vuelva a sellar con el estado que corresponda y guarde la remisión junto al plano.

Si algo de esto no le cuadra con su proceso de recibido, escríbanos.

Vea todo lo que puede hacer el sellado por lotes en un juego completo de planos, o pruébelo primero con hasta 10 planos en la demo del navegador.

Probado con Stamppa 27.0.0.